Controle de estoque em pet shop: lote, validade e estoque mínimo

Em pet shops e clínicas que vendem produtos, o estoque é ao mesmo tempo o maior ativo parado e a maior fonte de ruído operacional. Ele some sem aviso, vence sem ser notado e aparece em quantidade diferente da que o sistema informa.

O caminho para resolver isso não é um controle mais complexo, e sim um controle que acompanhe a operação em vez de correr atrás dela.

Cadastre o produto uma vez, e do jeito certo

Um cadastro incompleto contamina todo o resto. Nome padronizado, unidade de medida, preço de venda e a informação de se o item é vendido no balcão, usado no atendimento ou ambos.

Produtos com apresentações diferentes devem ser itens diferentes. Agrupar "ração 3 kg" e "ração 10 kg" no mesmo cadastro inviabiliza qualquer contagem.

Trate lote e validade como parte do produto

Medicamentos, vacinas e alguns alimentos exigem controle por lote. Sem essa separação, não é possível saber qual unidade vence primeiro nem responder a um eventual recolhimento do fabricante.

Registrar o lote na entrada é rápido. Descobrir depois qual lote foi usado em qual paciente, sem esse registro, é praticamente impossível.

Defina o estoque mínimo por item, não por regra geral

O estoque mínimo não é um número arbitrário. Ele depende do giro do item e do prazo de reposição do fornecedor.

Um produto de alto giro com entrega em quinze dias precisa de um mínimo maior do que um item de baixa saída entregue em dois dias. Definir esse número item a item transforma o alerta em algo útil.

Faça a saída acontecer no momento do atendimento

O ponto mais frágil do controle costuma ser a baixa manual. Se o produto usado na consulta ou no banho precisa ser lançado depois, em outra tela, ele frequentemente não é lançado.

Quando a saída acontece junto com o registro do atendimento ou da venda, o estoque reflete a realidade sem depender de disciplina extra da equipe.

Inventário periódico, não anual

Contagens completas uma vez por ano tendem a revelar divergências grandes demais para serem investigadas. Contagens parciais frequentes, focadas nos itens de maior valor ou maior giro, mantêm o desvio pequeno e explicável.

O que observar depois que o controle estiver de pé

• Quais itens ficaram abaixo do mínimo com mais frequência
• Quais produtos venceram sem serem vendidos
• Qual a diferença média entre o saldo do sistema e a contagem física
• Quais fornecedores atrasam com mais frequência

Essas quatro respostas costumam explicar a maior parte dos problemas de estoque de um estabelecimento.

Este conteúdo é um material inicial, publicado para orientar a organização do estoque. Ele será revisado e ampliado conforme novos temas forem produzidos.